Vinnuferli við uppsetningu ritgerða

Að byrja á nýju skjali og vista
Hér er miðað við að nemendur sæki textann fyrir ritgerðina, þ.e. tilbúið skjal með ómótuðum texta og stílum sem hafa verið aðlagaðir að uppsetningunni. Þegar skjalið hefur verið sótt skal það vistað í möppu á hentugum stað.

Að sjálfsögðu getur nemandi þó slegið inn sinn eigin texta en nýtt skjalið og uppsetninguna sem fylgir að vild. Þá er best að gefa skjalinu nýtt nafn strax í upphafi (Save as...).

Forðast skal að nota séríslensku stafina í heiti skjals þar sem það getur valdið ruglingi í flutningi skjals á milli tölva, t.d.í tölvupósti.

Tilbúið skjal til notkunar fyrir ritgerð
Í því skjali sem fylgir hér er búið að að breyta nokkrum innbyggðum stílum forritsins, s.s. Heading 1, Heading 2, og Footnote text. Einnig er búið að búa til nýja stíla fyrir meginmál, megninmál inndregið og heimildir. Sjá leiðbeiningar.

Að auki er búið að setja útlitskaflaskil milli forsíðu og meginmáls og því auðvelt að móta forsíðuna á allt annan máta en meginmálið og hafa mismunandi hausa og fætur í skjalinu.

Spássíur
Gott er að byrja á því að stilla allar spássíur strax í upphafi þó það sé ekki endilega nauðsynlegt. Meginreglan er sú að hafa góðar spássíur í ritgerðum, bæði vinstra og hægra megin t.d. 3,17 sm (1,27"). Efri spássía er oft aðeins meiri en sú neðri eða 2,8 sm (1,1") og 2,54 sm (1"). Sjá leiðbeiningar.

Stílar
Stílar er mjög hentugir til notkunar í uppsetningum á ritgerðum til að halda ákveðnu samræmi í útliti.Í textaskjalinu sem fylgir hér er búið að breyta nokkrum innbyggðum stílum og búa til nýja fyrir uppsetningu á ritgerðum en að sjálfsögðu er hverjum og einum í sjálfsvald sett að breyta þeim að vild. Athugið þó að farið er eftir almennum reglum um læsileika texta og leturfræði varðandi það form sem valið er hér á greinar í skjalinu.
Sjá leiðbeiningar.

Innbyggðu fyrirsagnastílarnir Heading 1, 2, 3 o.s.frv. eru notaðir á allar fyrirsagnir.
Heading 1 er notaður á fyrirsögn á fyrsta þrepi, Heading 2 á öðru þrepi o.s.frv.

Hægt er að nota þá óbreytta eins og þeir eru sjálfgefnir í forritinu en einnig er auðvelt að breyta þeim og aðlaga að eigin vild. Það er gert með því að velja viðkomandi stíl, velja Modify og svo viðkomandi formskipanir, s.s. Format Font fyrir letur, Format Paragraph fyrir bil á undan eða eftir efnisgreinum o.s.frv. Sjá leiðbeiningar.

Það sama má segja um innbyggðu stílana fyrir haus og fót, Header og Footer og fyrir neðanmálsgreinar, Footnote Text.

Auðvelt er að búa til nýja stíla fyrir nýtt form efnisgreina í meginmáli. Til að búa til nýja stíla er valið Format Styles and Formatting og síðan New Styles og því næst formskipanir að eigin vali. Sjá leiðbeiningar.

Þægilegast er að tengja viðkomandi stíla við efnisgreinarnar um leið og unnið er með textann. Þá kemur uppsetningin strax fram og verulegur tími sparast við yfirlestur og leiðréttingar í lokin. Sjá leiðbeiningar.

Forsíða og útlitskaflaskil
Forsíðan er alltaf fyrsta síðan í skjalinu og er því bls. 1 þó blaðsíðutalið sé ekki látið birtast þar. Til að hægt sé að hafa forsíðu í sama skjali og ritgerðin og með allt öðru útliti en ritgerðin sjálf er nauðsynlegt að hafa útlitskaflaskil (Section Break) á milli forsíðunnar og meginmálsins í ritgerðinni. Það er því Section 1. Þá veður það hið einfaldasta mál að móta forsíðuna á allt annan máta en næsta útlitskafla á eftir, Section 2. Sjá nánar leiðbeiningar.

Má þar nefna t.d. að hafa aðrar spássíur á forsíðu en í meginmáli, rammi (Page Border) eingöngu utan um forsíðuna, sleppa þar haus og fæti o.fl. Ekki er rétt að nota fyrirsagnastílana á fyrirsagnirnar á forsíðunni heldur er heppilegra að móta þann texta beint eða jafnvel nýta sér WordArt til að fá meiri vídd í fyrirsagnirnar.

Hausar og fætur 
Í Section 2, útlitskafla 2, er fyrsta síðan efnisyfirlit og þar er hvorki haus né fótur. Þá er valið undir File, PageSetup, Layout: Different First Page. Þegar settur er haus og fótur á meginmálið þarf að muna að aftengja hnappinn Same as Previous á tækjaslánni fyrir haus og fót og síðan er sleginn inn sá texti sem á að birtast, t.d. heiti ritgerðar og blaðsíðutal, og jaðarlínur (Format, Borders and Shading) ef vill undir haus og yfir fæti.

Meginmál
Meginreglan í uppsetningu á meginmáli er að hafa leturstærð 12–14 pt, línubil 1½ og örlítið bil á eftir hverri efnisgrein, 3–6 pt í Spacing after. Fyrsta efnisgrein á eftir fyrirsögn er yfirleitt ekki inndregin en næstu efnisgreinar þar á eftir eru allar inndregnar, (First line 1,27 sm eða 0,5"). Sjá nánar leiðbeiningar og uppsett sýnishorn.

Gott er að hafa í huga að ekki er sama hvaða leturgerðir eru notaðar eftir því hvort textinn á að birtast á prenti eða á Netinu. Leturgerðirnar Georgia og Verdana eru sérstaklega hannaðar til notkunar á Netinu og þá með tilliti til læsileika leturs á Netinu.

Neðanmálsgreinar
Neðanmálsgreinar eru notaðar til að vísa í neðanmáls t.d. heimildir eða nánari útskýringar á því sem er í meginmálinu.

Greinamerkjasetning og íslenskar gæsalappir
Vert er að huga vel að reglum um greinamerkjasetningu og athuga að nota alltaf íslenskar gæsalappir þar sem það á við. Muna einnig að strik og bandstrik er ekki það sama.

Myndanotkun – myndrit
Notkun mynda og myndrita (gröf) í ritgerðum er skemmtileg og getur verið áhrifarík einkum þegar efni ritgerðarinnar gefur tilefni til þess, t.d. þegar um skýringarmyndir er að ræða. Ofnotkun skal hins vegar varast. Sjá leiðbeiningar.

Orðskipting
Þegar uppsetningu ritgerða er lokið er mjög nauðsynlegt að fara vel yfir orðskipt-ingu í verkinu. Löngum orðum þarf að skipta milli lína og athuga þarf vel að fara eftir reglum um það hvernig það skal gert. Mjög gott er að setja orðskiptingu á í gegnum forritið eða handvirkt með því að nota hlulið bandstrik, Ctrl+bandstrik (-). Sé það gert þarf ekki að hafa áhyggjur af því að bandstrikið prentist út nema þar sem orð skiptist milli lína.

Heimildir
Þegar unnið er með heimildir (ítarlegar leiðbeiningar) er mjög gott að slá inn allar upplýsingar um þær jafnóðum, bæði í textann sjálfan þar sem vísað er í heimildir og í heimildaskrána sjálfa. Það sparar oft tíma þegar kemur að lokafrágangi.

Nauðsynlegt er að geta ávallt heimilda, hvaðan sem þær eru fengnar og það sama á við um heimildir á myndum.

Efnisyfirlit
Efnisyfirlit er staðsett á eftir forsíðu. Það er fyrsta síðan í útlitskafla 2 (Section 2) og þar er ekki látinn birtast haus eða fótur og því valið Different First Page í File, PageSetup. Fyrirsögn eftirlitsins þarf að móta beint og með sama útliti og fyrirsagnastíll á efsta þrepi, Heading 1,en alls ekki nota fyrirsagnastíl, þar sem þessi fyrirsögn á ekki birtast í efnisyfirlitinu sjálfu.

Efnisyfirlitið er svo kallað fram samkvæmt leiðbeiningum. Hægt er að velja um útlit á því og auðvelt er að uppfæra það ef gera þarf breytingar á texanum.
Sjá leiðbeiningar og sýnishorn.